10件の注文書を、「この内容なら作れる」が分かる資料セットにしよう
今日手元に残るもの
架空注文10件を、顧客注文番号・品番・数量・納期・価格条件・要求仕様・検査・梱包・納品・支給品・未確認へ分けた、原資料位置・版・確認者つき受注仕様パック、顧客確認質問、社内引継ぎ票
時間の目安
最初の受注仕様パックまで 35〜50分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空注文10件を、顧客注文番号・品番・数量・納期・価格条件・要求仕様・検査・梱包・納品・支給品・未確認へ分けた、原資料位置・版・確認者つき受注仕様パック、顧客確認質問、社内引継ぎ票
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
仕事の流れが近い青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。TXTを貼り、指定資料を添付してから、下の文を送ります。
この架空注文10件、工場へ回す前に一回ほどきたい。注文番号、品番、数、納期、値段の条件、仕様、検査、梱包、納品、支給品を元の場所つきで並べて。書いてない寸法や納期は埋めず、客に聞くことと営業・設計・生産管理に聞くことを分けて。まだ受注確定もしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空注文10件を、顧客注文番号・品番・数量・納期・価格条件・要求仕様・検査・梱包・納品・支給品・未確認へ分けた、原資料位置・版・確認者つき受注仕様パック、顧客確認質問、社内引継ぎ票
まず自分で試す
顧客注文番号で一件を検索する
要求仕様を押して原資料の該当箇所へ戻る
納期を一件空欄にして確認先が分かれるか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
10件の表ができたら
同じ注文番号の重複、版の食い違い、数量と納期の空欄を拾って。どの原文とぶつかったか、その行へ戻れるようにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
確認が渋滞する
「客へ聞く物、社内で決める物、資料待ちを色ではなく文字で分けて」
仕様が長すぎる
「原文は残し、作る側が最初に見る要点を五行以内で上へ出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
10件の受注仕様を注文番号から原資料へ戻って確認できた
顧客確認質問と三つの社内確認先を開けた
仕様・価格・納期が未確認のまま受注確定されなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「MFD01_受注仕様パック」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自工場へ移すなら、繰り返し受注している一品番・一注文だけへ置き換え、営業と設計が未確認欄を照合します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
図面と部品表の新旧をそろえよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この受注仕様に、図面、BOM、工程表、変更メモを品番でつないで。新旧差分と影響する注文・材料・仕掛品を出し、材料の代替や旧版使用は承認待ちで止めて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
注文番号、品番、要求仕様、原資料の版、未確認事項を使います。
できるようになること
受注内容に、どの図面版と部品構成で作る候補かが結び付きます。
この内容を詳しく学ぶ教材
MFD-02「図面が変わっても古い版を使わない、最新の図面と部品表をそろえよう」