案件を入れると、決める前に見たい材料がそろうメモを作ろう
今日手元に残るもの
案件名・金額・期限を入れると、選べる案/費用/期待できること/反対材料/戻せるか/確認待ちが同じ形式で出てくる「決裁メモ工房」の画面と、架空案件3件の出力例
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
案件名・金額・期限を入れると、選べる案/費用/期待できること/反対材料/戻せるか/確認待ちが同じ形式で出てくる「決裁メモ工房」の画面と、架空案件3件の出力例
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
MGT-04の「3案シナリオ試算.xlsx」を同じWorkに置き、費用の欄に入れた金額が現金にどう効くかを見ながら書きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
決裁の相談が来るたび書き方がバラバラで、比べらんないんだよ。案件の名前と金額と期限を入れたら、いつも同じ形のメモが出る画面つくって。中身は、選べる案、かかるお金、期待できること、反対する人の言い分、あとで戻せるか、まだ分かってないこと、の順。この見積比較表と見積書を1件目の材料にして。反対材料の欄を空で出すのは無しね、必ず一つは書いて。承認ボタンは付けないで、メモを出す所まででいい。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
案件名・金額・期限を入れると、選べる案/費用/期待できること/反対材料/戻せるか/確認待ちが同じ形式で出てくる「決裁メモ工房」の画面と、架空案件3件の出力例
まず自分で試す
金額の欄を10倍にして入れ直し、「戻せるか」の書かれ方が変わるか見る
3件の出力例を並べ、反対材料の欄がどれも埋まっているか数える
出力例1件の費用を、元の見積書_EST-0003.pdfの金額と突き合わせる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
1件目のメモが同じ形で出たら
違う種類の案件をあと2件、架空で入れて出して。金額が小さくてすぐ戻せるやつと、金額が大きくて戻せないやつ。3件を横に並べて、「戻せるか」の欄だけ見比べられるようにして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
毎回書式がずれる
「出力の見出しを固定にして、書くことが無い欄は「なし」でなく「未確認」と出して」
賛成材料ばかりになる
「反対材料の欄に、どの立場の人から見た反対なのかを添えて」
戻せるかの判断が甘い
「戻せるかは「すぐ戻せる」「お金を払えば戻せる」「戻せない」の3択から選ばせて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
架空の案件3件を自分で入れて、3件とも同じ見出しの順でメモが出た
どの1件にも反対材料と「戻せるか」の中身が入っていた
費用の欄を、元の見積書PDFと1件照合できた
Workで作った物を保存するプロンプト
この決裁メモの画面と架空3件の出力例を、完成フォルダの「決裁メモ工房」へ保存して。承認する機能は付いていないことと、3件とも架空の案件だと書き添えて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
いま机の上にある相談ごと1件を、案件名と金額だけ入れて同じ形のメモにしてみます。反対材料は自分で書き足してから、担当者へ見せます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
このメモの結末を、後から探せる記録に残そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この3件のメモに、決めた・保留・やめた、のどれかと、決めた日と決めた人の欄を足して、一覧に並べてみて。中身はまだ空でいい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った決裁メモ工房の出力3件を、そのまま最初の記録として登録します。
できるようになること
出したメモが、決めた・保留した・やめた、の記録として後から探せるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
MGT-06「半年後も「なぜそう決めた？」に答えられる記録を残そう」