社長が見るべき異常と未決裁だけが集まる箱を作ろう
今日手元に残るもの
金額・期限・変化率・重要度の条件に当てはまった発注と経費だけが並び、承認・保留・差戻しを押すと理由つきで判断ログへ残る「経営承認キュー」と、条件を外れた件の一覧
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
金額・期限・変化率・重要度の条件に当てはまった発注と経費だけが並び、承認・保留・差戻しを押すと理由つきで判断ログへ残る「経営承認キュー」と、条件を外れた件の一覧
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
MGT-05の決裁メモ工房の出力形式を1件ごとの表示に使い、MGT-06の「経営判断ログ」を押した結果の残し先にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
全部見るのは無理だから、俺が見るべきやつだけ箱に入れてほしい。この仕入Excelの発注と経費申請の帳票を材料にして、金額が大きいやつ、期限が近いやつ、先月から急に増えたやつ、重要って印が付いてるやつだけ通す箱をつくって。条件の数字は後で自分で変えられるように。1件ずつ承認・保留・差戻しを押せて、差戻しは理由を書かないと押せないようにして。押した結果は判断ログへ残して。押すまでは何も動かさないで、発注は勝手に確定しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
金額・期限・変化率・重要度の条件に当てはまった発注と経費だけが並び、承認・保留・差戻しを押すと理由つきで判断ログへ残る「経営承認キュー」と、条件を外れた件の一覧
まず自分で試す
金額の条件を半分に下げて、箱に入る件数が増えるのを見る
1件を差戻しで押し、理由を書かないと押せないことを確かめる
承認した1件が、判断ログに理由つきで残っているか開いて確かめる
外した一覧を開き、本当は見るべきだった件が混ざっていないか3件だけ読む
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
条件に合った件だけ箱に並んだら
条件から外れて通さなかった件も、別の一覧で見られるようにして。何件通して何件外したかを上に出して、外した理由も1件ずつ添えて。
これを毎日動かしたくなったら
毎朝1回だけ、この箱に新しく入った件数を知らせる形にできる?できるなら、動く時間と知らせ先と止め方を先に見せて。承認そのものは自動にしないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
通す件が多すぎる
「条件を全部満たした件と、1つだけ満たした件で箱を分けて」
差戻しの理由が毎回同じ
「差戻しの理由を、金額・時期・相手・情報不足から選ばせて、一言だけ足す形にして」
急な変化を見落とす
「先月からの増え方が大きい順に並べ替えられるようにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
条件の数字を自分で変え、箱に入る件数が変わるのを確かめた
理由を書かずに差戻しを押そうとして、止まる画面を見た
承認した1件が、理由と時刻つきで判断ログに残っていた
外した件の一覧を開き、外した理由を読めた
Workで作った物を保存するプロンプト
この承認キューと、通した条件、外した件の一覧を、完成フォルダの「経営承認キュー」へ保存して。承認を押すまで発注も支払も動かないことと、自動で承認する仕組みは入れていないことを書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず「一定額以上の発注だけ自分に回す」の1条件だけで始めます。金額の線は、経理担当と相談して決めてから入れます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この箱を、見せていい人だけが見られるようにしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この承認キューを部門長にも見せるとしたら、どこまで見せる?見せる欄と隠す欄を分けて一覧にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った経営承認キューと、判断ログへ残る流れを、そのまま権限テストの的にします。
できるようになること
誰が何まで見られるか、危ない時に止まるかまで確かめられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
MGT-09「見せてよい人だけが見られる、安全な経営画面にしよう」