大きな仕事を、「今日できること」まで小さく分けてみよう
今日手元に残るもの
成果物を完了条件、具体作業、担当候補、見積時間、先行作業、必要資料へ分解したWBS、タスク一覧、完了チェック表
時間の目安
成果物から作業と依存をたどるまで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
成果物を完了条件、具体作業、担当候補、見積時間、先行作業、必要資料へ分解したWBS、タスク一覧、完了チェック表
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PMO-01の一枚企画、成果物、対象外、体制候補、未解決事項を使います。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
この計画、「準備する」「確認する」ばかりで誰も終わりが分からない。成果物ごとに、何が見えたら完了か、やること、担当の候補、何時間くらい、何が先かへ崩して。担当と時間はまだ仮で。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
成果物を完了条件、具体作業、担当候補、見積時間、先行作業、必要資料へ分解したWBS、タスク一覧、完了チェック表
まず自分で試す
成果物一件を開き、完了条件から必要作業へ順にたどる
「対応する」と書かれた作業を一件、動詞と対象と完了証拠へ直す
先行作業を未完了にし、後続が開始待ちになるか見る
担当候補と見積を一か所変え、確定欄へ入らないことを確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
最初のWBSができたら
各作業を、開始できる条件、完了の証拠、前の作業、後ろへ渡す物まで確認して。対象外を混ぜた作業と、担当・見積が未確認の物は別枠に出して。
送った後に試す
一成果物から末端作業まで開き、完了証拠を確認する
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
作業が大きすぎる
「一人が一日以内で完了証拠を残せる大きさから分けて」
細かくしすぎる
「進捗や引継ぎの判断が変わらない作業は一つに戻して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
成果物から完了条件・作業・完了証拠を往復して開けた
曖昧な作業一件を具体化し、依存による開始待ちを操作できた
担当と見積が候補表示のまま、対象外作業が別に出た
Workで作った物を保存するプロンプト
WBS、タスク一覧、完了チェック表、依存待ち一覧を「02_WBS完了条件表」へ保存して。具体化できた作業と、担当・見積・範囲の確認待ちも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
Web改修へ使うなら、成果物一件だけを問い合わせ画面へ置き換え、表示確認を完了証拠にします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
今週の計画と実績を一ページで報告しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このWBSから、今週どうだったか一ページで見せたい。予定と実際、終わった物、遅れ、困り事、変わった話、来週、上に決めてほしいことを、元の記録へ戻れる形で。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
案件ID、成果物、完了条件、作業、担当候補、依存待ちを週次報告の単位にします。
できるようになること
計画・実績・完了・遅れ・問題・変更・次週・判断依頼を根拠付きで報告できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PMO-03「読むだけで次の判断ができる、1ページの週次報告を作ろう」