読むだけで次の判断ができる、1ページの週次報告を作ろう
今日手元に残るもの
同じ基準日で計画、実績、完了、遅延、課題、変更候補、次週予定、判断依頼、証拠リンクを示す週次プロジェクト報告と経営向け三行要約
時間の目安
一ページ報告を元記録と照合するまで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
同じ基準日で計画、実績、完了、遅延、課題、変更候補、次週予定、判断依頼、証拠リンクを示す週次プロジェクト報告と経営向け三行要約
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PMO-01〜02の一枚企画、WBS、完了条件、依存待ちを使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
07_会議_案件_進捗.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
今週の報告、読む人が結局何を決めればいいか分からない。予定と実際、終わったこと、遅れ、問題、変更の候補、来週、決めてほしいことを一ページにして。三行の要約も、数字と元の行へ戻れるように。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
同じ基準日で計画、実績、完了、遅延、課題、変更候補、次週予定、判断依頼、証拠リンクを示す週次プロジェクト報告と経営向け三行要約
まず自分で試す
報告の基準日を確認し、計画と実績を一作業ずつ元行へ戻す
三行要約の完了数を元シートから自分で数え直す
遅延一件を開き、後続成果物と判断期限を確認する
見立てを事実欄へ動かし、根拠不足の表示が出るか試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一ページ報告と三行要約が出たら
記録で確認できた事実、担当者の見立て、まだ未確認を分けて。遅れと変更候補は影響する成果物、必要な判断、判断期限を付けて、決定済みにしないで。
送った後に試す
三行要約の数字一つから元シートとWBSへ戻る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
全部が重要に見える
「変化した物、止まった物、決めてほしい物を先頭へ三つだけ出して」
進捗率が信用できない
「分母、完了条件、基準日、元行を進捗率の横に置いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
一ページ報告と三行要約を開き、同じ基準日を確認できた
完了数を自分で数え直し、二つの表示から元記録へ戻れた
事実・見立て・未確認と、変更候補・決定済みを分けて表示できた
Workで作った物を保存するプロンプト
週次プロジェクト報告、三行要約、証拠リンク、判断依頼を「03_週次プロジェクト報告」へ保存して。数え直した値と、見立て・未確認・変更未承認も残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
部門定例へ使うなら、判断依頼一件だけを翌週の人員調整へ置き換え、決定者と期限を確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
依存関係と遅れの波及が見える工程表にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
遅れてる作業が、どこまで響くか見える工程表にしたい。作業の長さ、前に必要な物、担当、休み、節目を入れて、重要な経路は候補として出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
WBSの作業・見積・依存と、週次報告の実績・遅延・判断依頼を基準日つきで使います。
できるようになること
休日、節目、先行作業、担当と、後続への遅れを動かして確認できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PMO-04「一つ遅れたら何が困る？が見える工程表を作ろう」