心配事・困り事・変更・決定を、見失わない画面を作ろう
今日手元に残るもの
リスク、前提、問題、依存を分類し、内容、影響、確率、対応、期限、判断者、変更理由、関連成果物、承認状態、決定記録を結ぶRAID・変更・決定管理ツール
時間の目安
一件の登録から承認待ちまで試す 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
リスク、前提、問題、依存を分類し、内容、影響、確率、対応、期限、判断者、変更理由、関連成果物、承認状態、決定記録を結ぶRAID・変更・決定管理ツール
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PMO-01〜04の案件定義、作業、遅延、依存関係、基準線、変更案を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_07_会議決定メモ.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
リスクともう起きてる問題がごちゃごちゃで、変更も誰が決めたか分からない。前提、問題、他待ちも分けて、影響、起きそうか、対応、期限、決める人、変更理由、関係する成果物まで一つの台帳にして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
リスク、前提、問題、依存を分類し、内容、影響、確率、対応、期限、判断者、変更理由、関連成果物、承認状態、決定記録を結ぶRAID・変更・決定管理ツール
まず自分で試す
各分類から一件ずつ開き、内容・影響・期限・関連成果物を確認する
リスク一件を発生済みへ変え、問題と対応履歴へ移るか見る
未承認の変更を基準線へ反映しようとして停止理由を確認する
決定記録から元の議事原文と変更前後へ戻る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
RAIDと変更候補が並んだら
変更候補は元の基準線、変更内容、日程・品質・予算候補への影響、戻し方を比較して。判断者と根拠がそろい、人が承認するまで計画へ反映しないで。
送った後に試す
一件をリスクから問題へ変え、必要項目の違いを見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
分類に迷う
「まだ起きていない、仮定、起きた、他者待ちの四つで最初に分けて」
対応が精神論になる
「誰が、いつまでに、何を減らし、どの証拠で閉じるかへ直して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
RAID各分類と変更・決定を関連成果物までたどれた
一件を発生済みへ動かし、対応と履歴の変化を確認できた
未承認変更が基準線・予算・本番計画へ入らず停止した
決定記録から議事原文と変更前後を開けた
Workで作った物を保存するプロンプト
RAID、変更候補、決定記録、承認・差戻し履歴を「05_RAID変更決定台帳」へ保存して。分類を動かして確かめた所と、計画・予算の未承認変更も残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
業務移行なら、依存一件だけを委託先の受入確認へ置き換え、遅れた時の戻し方を追加します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
同じ基準日の情報を指令室へまとめよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この案件、今どこで止まって誰の判断待ちか一画面で見たい。節目、進み具合、工数と予算の候補、品質、リスク、変更を同じ日付でそろえて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
節目、進捗、工数候補、予算候補、品質、RAID、変更、承認状態と根拠を統合します。
できるようになること
案件の現在地、止まり、判断依頼を一画面から元記録へ戻って確認できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PMO-06「経営者も現場も、今どこまで進んだか分かる画面を作ろう」