経営者も現場も、今どこまで進んだか分かる画面を作ろう
今日手元に残るもの
同じ基準日の節目、進捗、工数候補、予算候補、品質、RAID、変更、承認待ち、証拠リンクを一画面で確認するプロジェクト指令室ダッシュボード
時間の目安
一画面から五つの根拠へ戻るまで 45〜65分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
同じ基準日の節目、進捗、工数候補、予算候補、品質、RAID、変更、承認待ち、証拠リンクを一画面で確認するプロジェクト指令室ダッシュボード
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PMO-01〜05の案件定義、WBS、報告、工程表、RAID・変更・決定記録を使います。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
報告、工程表、リスク台帳を行ったり来たりして今が見えない。同じ確認日で、節目、進み具合、工数と予算の候補、品質、リスク、変更、承認待ちを一画面にして。数字は元の行へ戻れるように。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
同じ基準日の節目、進捗、工数候補、予算候補、品質、RAID、変更、承認待ち、証拠リンクを一画面で確認するプロジェクト指令室ダッシュボード
まず自分で試す
基準日と案件IDを確認し、節目・進捗・予算候補から元記録へ戻る
重大リスクの絞り込みを押し、対応期限と次の担当候補を見る
証拠リンクを一つ外し、画面に根拠なしと出るか試す
未承認変更を含む表示と除いた表示を切り替えて差を確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
指令室画面ができたら
期限超過、基準線との差、重大リスク、未承認変更、証拠なしを上へ出して。色だけに頼らず、状態名、理由、次に動く人、判断期限を表示して。
送った後に試す
五つの表示をそれぞれ元記録へ戻って確認する
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
一画面に詰め込みすぎる
「今週動いた物、止まった物、判断待ちを上段へ固定して」
赤色だけで伝える
「状態名、期限、影響、次の操作を文字でも表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
同じ案件IDと基準日で九つの情報を一画面に表示できた
五つの表示から元記録を開き、二つの値を照合できた
根拠なし・未承認・期限超過を操作して表示の変化を確認できた
正式な日程・予算・担当は変更されず候補のまま残った
Workで作った物を保存するプロンプト
指令室ダッシュボード、根拠リンク、絞り込み、状態表示を「06_プロジェクト指令室画面」へ保存して。照合した値と、候補・未承認・根拠なしも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
小さな改善活動なら、品質一項目だけを手戻り件数へ置き換え、毎週同じ基準日で見ます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
会議の決定と宿題を確認後だけ登録しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
会議メモから決まったこと、宿題、担当、期限、次の会議、変更っぽい話を拾って、元の発言と並べたい。出席者が確認するまでは予定や台帳を変えないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
案件ID、WBS、工程表、RAID、変更・決定、指令室の基準日と承認状態を登録先にします。
できるようになること
会議原文から決定・担当・期限・次回・変更候補を抽出し、出席者確認後だけ登録候補へ進めます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PMO-07「会議で決めたことを、担当のやること・予定・変更確認へつなごう」