会議で決めたことを、担当のやること・予定・変更確認へつなごう
今日手元に残るもの
架空会議の原文から決定、担当候補、期限候補、次回会議、変更候補を抽出し、出席者確認後だけタスク・予定・変更台帳への登録候補を作る承認付き会議連携フロー
時間の目安
原文照合から登録候補まで 45〜70分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空会議の原文から決定、担当候補、期限候補、次回会議、変更候補を抽出し、出席者確認後だけタスク・予定・変更台帳への登録候補を作る承認付き会議連携フロー
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PMO-01〜06の案件ID、WBS、工程表、変更・決定台帳、指令室の登録候補を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
会議のあと、決まったことと宿題の登録漏れが出る。この生メモから、決定、担当っぽい人、期限、次回、変更の話を拾って、元の文と横に置いて。出席者が確認するまではタスクや予定表に入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空会議の原文から決定、担当候補、期限候補、次回会議、変更候補を抽出し、出席者確認後だけタスク・予定・変更台帳への登録候補を作る承認付き会議連携フロー
まず自分で試す
決定・担当・期限候補から生メモの該当箇所へ戻る
提案一件を決定へ動かし、出席者確認不足で止まるか見る
担当候補を一人直し、変更理由と確認状態が残るか確認する
確認済み一件だけを模擬タスク登録候補へ進め、差分を見る
外部カレンダーと本番台帳が未接続であることを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
抽出候補が並んだら
決定、提案、質問、保留を分け、担当と期限は本人の発言か議長確認かを表示して。出席者が一件ずつ承認・修正・保留を選んだ後だけ、模擬の登録先との差分を見せて。
送った後に試す
抽出一件から生メモの前後二行へ戻る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
決定と提案が混ざる
「「決めた」「案」「確認する」など原文の言い回しを根拠として残して」
担当が勝手に決まる
「候補名、本人発言、確認者、確認時刻を別々に持たせて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
抽出候補から生メモの前後へ戻り、分類根拠を確認できた
担当候補を自分で直し、出席者確認と履歴を残せた
確認済み一件だけの模擬登録差分を開けた
本番タスク・カレンダー・変更台帳への反映は未実行だった
Workで作った物を保存するプロンプト
会議抽出、原文リンク、出席者確認、修正履歴、模擬登録差分を「07_会議確認連携フロー」へ保存して。確認済みと未確認、外部未接続・本番未反映も残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実会議へ使うなら、議題一件だけを置き換え、議長と担当候補本人が原文と期限を確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
三つの案件を同じ日付で横断しよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
三つの架空案件を同じ日付で横に見たい。節目、遅れ、予算の候補、大きいリスク、決めてほしいことをそろえて、案件またぎの待ちと同じ人への集中も出して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
案件ごとの節目、遅延、予算候補、重大RAID、判断依頼、会議確認状態を横断指標にします。
できるようになること
案件間の依存と担当集中を見つけ、経営向け週次パックを作れます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PMO-08「3つの案件の今と判断待ちが、一画面で分かる週次報告を作ろう」