3つの案件の今と判断待ちが、一画面で分かる週次報告を作ろう
今日手元に残るもの
架空3案件の節目、遅延、予算候補、重大リスク、未決定事項を同じ基準日で集計し、案件間依存と担当集中を示すポートフォリオダッシュボードと経営向け週次パック
時間の目安
3案件の横断確認と更新案まで 50〜75分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空3案件の節目、遅延、予算候補、重大リスク、未決定事項を同じ基準日で集計し、案件間依存と担当集中を示すポートフォリオダッシュボードと経営向け週次パック
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PMO-03〜07の週次報告、工程表、RAID、指令室、会議確認記録を3つの架空案件へ広げます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
07_会議_案件_進捗.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
案件が三つになると、どれを先に決めるべきか見えない。同じ確認日で、節目、遅れ、予算の候補、大きいリスク、未決定を横に並べて。案件またぎの待ちと、同じ人に仕事が寄ってる所も経営向け一枚にして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空3案件の節目、遅延、予算候補、重大リスク、未決定事項を同じ基準日で集計し、案件間依存と担当集中を示すポートフォリオダッシュボードと経営向け週次パック
まず自分で試す
基準日を確認し、三案件の節目と遅延を同じ列で比べる
横断依存一件を開き、待つ案件と待たせる案件をたどる
担当者で絞り、同時期の作業集中を元WBSと照合する
一案件の取得失敗を入れ、古い値が最新扱いにならないか見る
経営向け判断依頼から根拠と未承認状態へ戻る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
ポートフォリオ画面と週次パックができたら
毎週の更新設定案に、三案件の取得元、基準日、欠損、重複除外、失敗時の停止、手動更新を入れて。優先順位・予算・担当変更は判断依頼までで自動反映しないで。
送った後に試す
三案件から同じ指標を一件ずつ元記録へ戻る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
案件ごとに尺度が違う
「共通の節目、期限差、重大リスク、判断期限だけを横断比較して」
優先順位を自動で決めそう
「判断材料、衝突、選択肢、影響を出し、順位欄は人が決めるまで空けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
三案件を同じ基準日で並べ、同じ指標を元記録へ戻れた
横断依存と担当集中を一件ずつ開き、関係作業を確認できた
取得失敗・重複・予算候補・未決定が区別して表示された
優先順位・予算・担当・定期実行は人の承認前で止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
ポートフォリオダッシュボード、経営向け週次パック、横断依存・担当集中、更新設定案を「08_ポートフォリオ週次パック」へ保存して。基準日と、模擬3案件・未承認・定期実行前も残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実務では二案件だけへ置き換え、共有担当一人の負荷を所属責任者と確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
誤更新と権限事故を止めて戻せるか試そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この指令室、間違った会議メモや一括変更でも壊れないか試したい。正しい答えを先に置いて、誤更新、見えてはいけない情報、止め方と戻し方まで確認して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
一枚企画、WBS、基準線、RAID、会議連携、3案件ポートフォリオと更新設定案を安全試験に使います。
できるようになること
古い基準線、誤担当、聞き違い、未承認変更、権限外閲覧、重複、連携失敗、一括誤更新を再現できます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PMO-09「聞き違い・勝手な変更・まとめて更新するミスから、元に戻れるようにしよう」