「これが欲しい」と条件が一度で伝わる購入依頼票を作ろう
今日手元に残るもの
架空の購入希望から、用途、必要仕様、数量と単位、希望日、予算、代替可否、承認者を整理し、資料にない点だけを依頼者へ戻す「購買要求票」と未送信の確認文
時間の目安
最初の購買要求票まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の購入希望から、用途、必要仕様、数量と単位、希望日、予算、代替可否、承認者を整理し、資料にない点だけを依頼者へ戻す「購買要求票」と未送信の確認文
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方資料はこのページから取得
- 1上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。指定資料を添付してから、下の文を送ります。
現場から「これ欲しい、なるべく早く」だけ来た。何に使うか、外せない仕様、いくつで何単位、いつ欲しい、予算、別の物でもいいか、誰のOKが要るかを購入依頼票にして。品目表や会議メモにない条件は作らず、聞き返す文へ回して。取引先選び、見積依頼、発注はまだしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の購入希望から、用途、必要仕様、数量と単位、希望日、予算、代替可否、承認者を整理し、資料にない点だけを依頼者へ戻す「購買要求票」と未送信の確認文
まず自分で試す
品目IDを一つ選び、元Excelの品名・単位と要求票の表記が合うか見る
数量の単位を空欄にして進み、見積候補ではなく依頼者への確認で止まるか試す
必須仕様を一つ「あれば助かる」へ自分で移し、確認文の内容が変わるか見る
承認者を選ばず次へ進み、発注や外部送信が起きないことを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
要求票と不足が並んだら
絶対必要な条件、あれば助かる条件、代替できる条件を分けて。希望日は納期確定と書かず、急ぐ理由と遅れた時の影響を依頼者へ聞く欄も付けて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
仕様が商品名だけ
「使う場面、外せない性能、置ける大きさの三つを聞いて」
希望日が無理そう
「希望日、必要になる日、遅れた時の影響を別々にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
用途・仕様・数量単位・希望日・予算・代替可否・承認者が別々の欄で見えた
品目の一行を元Excelへ戻って照合し、資料にない条件は質問へ残った
依頼者への確認文を読めたが、外部送信・取引先選定・見積依頼・発注は未実行だった
Workで作った物を保存するプロンプト
この購買要求票、不足一覧、依頼者への確認文を完成フォルダの「PRC01_購買要求票」へ保存して。品目表と合った条件、まだ依頼者と承認者が見る点、見積依頼・発注・外部送信ゼロも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では次に買う予定の消耗品一種類だけへ置き換え、数量単位と代替条件を利用部署と確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
確認できた公開情報だけで候補会社を比べよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この要求を扱えそうな会社を、公式サイトなど公開元だけで候補表にして。所在地、提供範囲、認証、問い合わせ先、確認日が見たい。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
用途、必須仕様、提供地域、希望日、代替条件、未確認事項を候補調査の条件にします。
できるようになること
購入したい物の整理に、公式情報へ戻れる取引先候補の比較が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRC-02「候補の会社を、確認できた情報だけで比べられる表を作ろう」