候補の会社を、確認できた情報だけで比べられる表を作ろう
今日手元に残るもの
購買要求に対応しそうな候補について、所在地、提供範囲、認証の記載、問い合わせ先、情報の発行元、原文URL、確認日を並べ、未確認の評判や信用判断を混ぜない「出典リンク付き取引先候補シート」
時間の目安
最初の候補シートまで 35〜50分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
購買要求に対応しそうな候補について、所在地、提供範囲、認証の記載、問い合わせ先、情報の発行元、原文URL、確認日を並べ、未確認の評判や信用判断を混ぜない「出典リンク付き取引先候補シート」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRC-01の購買要求票から、用途・必須仕様・提供地域・希望日・未確認事項だけを調査条件として渡します。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
この条件を扱えそうな会社を探したい。会社自身のサイト、公的な法人・認証情報みたいに元へ戻れる情報だけで候補表にして。所在地、どこまで提供するか、認証の記載、問い合わせ先、URL、今日見た日を並べて。口コミやAIの印象で信用できる会社とは決めず、分からない所は未確認。まだ連絡もしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
購買要求に対応しそうな候補について、所在地、提供範囲、認証の記載、問い合わせ先、情報の発行元、原文URL、確認日を並べ、未確認の評判や信用判断を混ぜない「出典リンク付き取引先候補シート」
まず自分で試す
候補を一つ選んで原文URLを開き、会社自身または公的発行元のページか確かめる
認証の欄から発行元と有効性の確認先をたどり、ロゴ画像だけを証拠にしていないか見る
公式ページにない評判を一文追加し、確認済み欄ではなく未確認へ移るか試す
情報の確認日を古くして、再確認が必要な候補として表示されるか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
候補が並んだら
各候補が必須仕様のどこに対応すると公式情報へ書いてあるか、該当ページへ結んで。記載が見つからない条件は×にせず「公開情報では未確認」、認証名だけで取引可能とも書かないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
候補が多すぎる
「必須仕様と提供地域の両方を公式情報で確認できた候補を先にし、未確認は別にして」
出典が曖昧
「ページ名、発行元、URL、確認日を一組で残して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
各候補に所在地・提供範囲・認証記載・問い合わせ先・発行元・URL・確認日が見えた
任意の二項目から公式または公的な原文ページへ戻り、表示内容と合っていた
未確認の評判・信用判断・古い情報が分離され、取引先選定と外部連絡は未実行だった
Workで作った物を保存するプロンプト
この取引先候補シート、出典一覧、公開情報で未確認の項目を完成フォルダの「PRC02_取引先候補シート」へ保存して。原文まで確かめた情報、再確認が要る候補、信用判断・選定・外部連絡をしていない状態を残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では一つの購入分類だけへ置き換え、候補を増やす前に既存取引先の公式情報一件を確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
全候補へ同じ条件を渡すRFQセットを作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この要求を、どの候補にも同じ仕様、数量、納期、納入場所、回答形式、質問期限、評価項目で渡すRFQにして。送る前の確認まで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
確認済みの購買要求、未確認条件、候補ごとの問い合わせ先と出典を使います。
できるようになること
候補比較が、条件差を作らず回答を受け取る見積依頼文書と回答表になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRC-03「どの会社にも同じ条件でお願いできる見積依頼セットを作ろう」