どの会社にも同じ条件でお願いできる見積依頼セットを作ろう
今日手元に残るもの
仕様、数量・単位、納期候補、納入場所、回答形式、質問期限、評価項目を全候補でそろえ、未確定条件を明示する「RFQ文書」「共通回答表」「送付前チェック票」
時間の目安
最初のRFQセットまで 30〜45分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
仕様、数量・単位、納期候補、納入場所、回答形式、質問期限、評価項目を全候補でそろえ、未確定条件を明示する「RFQ文書」「共通回答表」「送付前チェック票」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRC-01の確認済み購買要求とPRC-02の候補・問い合わせ先・未確認事項を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_11_見積比較表.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
会社ごとに違う聞き方して、見積が比べられなくなるのをやめたい。この要求から、仕様、数量と単位、希望納期、納める場所、回答の形、質問の締切、比べる項目を同じ順で入れたRFQを作って。未確定は隠さず全社共通で書く。宛先ごとの差は会社名と連絡先だけ、送信はまだしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
仕様、数量・単位、納期候補、納入場所、回答形式、質問期限、評価項目を全候補でそろえ、未確定条件を明示する「RFQ文書」「共通回答表」「送付前チェック票」
まず自分で試す
二候補のRFQプレビューを左右に開き、会社名と連絡先以外の本文が同じか比べる
数量の単位を一方だけ変えて、送付前チェックが条件差として止めるか試す
回答表へ送料と保守の欄を入力し、空欄が0円へ変換されないか見る
送信ボタン候補を押し、承認・宛先・添付確認の画面で止まるか確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
RFQと回答表ができたら
送付前チェックに、全社で本文・添付・期限・評価項目が同じか、宛先が混ざっていないか、承認者が見たかを入れて。質問への回答を一社だけに返さず、条件変更なら全候補へ同じ訂正版を出す候補にして。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
回答が自由文になりそう
「単価、数量、送料、導入費、保守、納期、条件、見積期限を別欄で答える形にして」
仕様が長い
「必須、代替可、未確定を見出しで分け、質問番号を付けて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
二候補のRFQを比べ、宛先以外の仕様・数量・納期・回答形式・期限・評価項目が同じだった
単位差を入れたケースが送付前チェックで止まり、元の要求票へ戻れた
回答表の空欄が未回答で残り、RFQは承認前・外部未送信だった
Workで作った物を保存するプロンプト
このRFQ文書、共通回答表、送付前チェック票を完成フォルダの「PRC03_RFQセット」へ保存して。二候補で条件がそろった証拠、未確定の仕様、承認前・外部未送信を残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では定期購入する消耗品一種類だけへ置き換え、現行の見積依頼と条件差がないか購買担当が比べます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
本体価格以外も同じ前提へそろえてTCOを比べよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この回答表から、単価だけじゃなく数量、送料、導入、保守、通貨、対象期間を同じ前提にして、計算式が見える比較表にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
共通RFQ、回答表、仕様、数量、送料・導入・保守の未回答欄、見積期限を計算元にします。
できるようになること
同条件の回答を、導入から廃止までの総費用と未確定条件で比べるシミュレーターにできます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRC-04「本体価格だけで決めず、最終的にかかる費用まで比べてみよう」