承認された購入を、発注・納品確認・経理へ同じ番号で渡そう
今日手元に残るもの
人が承認済みとした教材案件だけから、発注候補を作り、利用部門の納品確認を受け、経理の三点照合候補へ購買ID・発注候補番号・証跡を変えず渡す「購買・検収・経理連携フロー」試作
時間の目安
最初の部門連携まで 45〜65分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
人が承認済みとした教材案件だけから、発注候補を作り、利用部門の納品確認を受け、経理の三点照合候補へ購買ID・発注候補番号・証跡を変えず渡す「購買・検収・経理連携フロー」試作
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRC-06の購買ID、見積版、人の承認記録、数量・単位・金額、未確認を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
承認した購入が、発注と納品と経理で別番号になるのをやめたい。教材で人が承認済みを付けた案件だけ、発注候補を作り、利用部署が届いた数と状態を確認し、経理の三点照合候補へ同じ購買番号と証拠を渡して。未承認は触らない。実発注、請求書登録、支払はしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
人が承認済みとした教材案件だけから、発注候補を作り、利用部門の納品確認を受け、経理の三点照合候補へ購買ID・発注候補番号・証跡を変えず渡す「購買・検収・経理連携フロー」試作
まず自分で試す
未承認の教材案件を選び、発注候補が作られず承認画面へ戻るか見る
承認済み一件から発注候補・納品確認・経理候補を開き、購買IDが同じか確かめる
納品数を発注数より一つ少なくして、差異のまま経理候補が止まるか試す
同じ連携操作を二回押し、発注候補や経理候補が重複しないか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一件が三工程へつながったら
発注候補の数量・単位・金額と、納品確認、請求書候補が違う時は勝手に直さず差異を三つ並べて。FINへは承認済み条件と検収証拠を参照で渡し、仕訳・税・支払の判断をPRCで完了扱いにしないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
番号が多い
「購買要求IDを親にし、発注候補・検収・請求書候補を下へ並べて」
差異の確認先が不明
「数量は利用部署、条件は購買、支払前確認は経理、と担当を横に出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
人が承認済みとした一件だけを、同じ購買IDで発注候補・検収・経理候補へたどれた
数量差を入れたケースが自動修正されず、担当と差異理由つきで止まった
二回実行しても候補が重複せず、実発注・請求登録・仕訳・支払は未実行だった
Workで作った物を保存するプロンプト
この購買・検収・経理連携、共通番号の索引、数量差と再実行の記録を完成フォルダの「PRC07_購買検収経理連携」へ保存して。うまく一件だけ渡せたこと、FIN側の未確認、実発注・請求登録・仕訳・支払ゼロを残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では過去の完了済み購入一件を読み取り専用で置き換え、発注番号から検収証拠までたどれるかだけ確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
納期遅延と単一調達の影響候補を早めに見よう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この購買データから、回答待ち、納期遅れ、検収待ち、価格変更、取引先情報の更新、代替がない品目を毎朝見る一枚にして。まず今日版だけ。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
発注候補、回答納期、納品・検収状態、価格変更、取引先情報、購買IDと更新時刻を集計元にします。
できるようになること
一件ずつの連携に、遅延と供給リスク候補を定期的に見つける状況板が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRC-08「納期の遅れと品物が届かない心配を、早めに知らせるようにしよう」