納期の遅れと品物が届かない心配を、早めに知らせるようにしよう
今日手元に残るもの
発注候補、見積回答期限、納品・検収、価格変更、取引先情報の更新を定期集計し、遅延と単一調達の影響候補を元ID・基準時刻つきで示す「調達進捗・供給リスクダッシュボード」、通知候補、停止・手動発行手順
時間の目安
設定案まで 40〜55分・次回集計の証拠は設定した日時以降
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
発注候補、見積回答期限、納品・検収、価格変更、取引先情報の更新を定期集計し、遅延と単一調達の影響候補を元ID・基準時刻つきで示す「調達進捗・供給リスクダッシュボード」、通知候補、停止・手動発行手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRC-01〜07の購買ID、回答期限、発注候補、納期、検収状態、TCO前提、取引先確認日を集計します。
材料の入れ方前の完成物を使う
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。上に書かれた前の完成物を用意してから、下の文を送ります。
納期が過ぎてから気づくのをやめたい。見積の返事待ち、発注候補、納品、検収、価格が変わった物、取引先情報が古い物、代わりが一社しかない品目を今日の一枚にして。遅れるか倒産するかは断定せず影響候補、元の購買番号と更新時刻へ戻れるように。定期集計と通知は設定案まで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
発注候補、見積回答期限、納品・検収、価格変更、取引先情報の更新を定期集計し、遅延と単一調達の影響候補を元ID・基準時刻つきで示す「調達進捗・供給リスクダッシュボード」、通知候補、停止・手動発行手順
まず自分で試す
回答期限を過ぎた一件を開き、RFQと候補会社の元IDへ戻る
納期を一日動かして手動再集計し、該当する遅延候補だけ変わるか見る
単一調達の品目を選び、代替会社の不存在ではなく未確認として出るか確かめる
定期処理を停止し、通知候補が外へ送られず手動一覧を開けるか試す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今日版を元台帳と照合できたら
次回の設定案に、動く日時、読む台帳、出力先、遅延の数え方、情報取得失敗、停止、手動発行を入れて。人が有効にするまで動かさず、取引先への督促や社外通知は毎回購買担当の送信前確認で止めて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
警告が多すぎる
「今日対応、今週確認、情報が古い、代替未確認の四つへ分けて」
リスクが断定に見える
「観測事実、影響候補、確認する人を三列で表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日その場で確かめる
六つの進捗・リスク候補を開き、任意の二件から元の購買IDへ戻れた
遅延件数を一つ手で数え直し、基準時刻と数え方も読めた
設定案の集計日時・購買台帳・担当者向け出力先・取得失敗時表示・停止・手動発行を確認できた
設定した次回以降に残す証拠
人が有効にした場合だけ次回版が実際に出て開けた、または手動で同じ版を作れた
停止後に通知候補が増えず、外部未送信のまま未処理一覧へ戻れた
Workで作った物を保存するプロンプト
この調達進捗・供給リスクボード、今日版、定期設定案、停止と手動発行を完成フォルダの「PRC08_調達供給リスクボード」へ保存して。照合できた数字、次回まで未確認の点、督促と外部通知が未送信であることを残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では「今週が納期の発注候補」一指標だけへ置き換え、購買担当が毎朝見る条件を決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
二重依頼・口座変更・権限外発注を注文前に止めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この購買デスクへ二重依頼、単位違い、期限切れ見積、口座変更、未登録業者、利益相反、権限外発注、連携停止を入れて試そう。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
要求、候補、RFQ、TCO、取引先確認、承認、連携、ダッシュボードと停止・手動手順を試験します。
できるようになること
購買デスクに、前提違い・不正変更・連携失敗を注文前で止める安全証拠が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRC-09「依頼の重なり・口座変更・勝手な発注を、注文前に止めよう」