依頼の重なり・口座変更・勝手な発注を、注文前に止めよう
今日手元に残るもの
二重依頼、単位・通貨違い、期限切れ見積、取引先口座変更、未登録業者、利益相反、権限外発注、連携失敗を正解つき架空データで試し、重複防止・前提固定・別経路確認・役割分離・発注停止・監査ログ・復旧を確かめた「購買安全テスト記録」
時間の目安
最初の安全試験まで 60〜85分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
二重依頼、単位・通貨違い、期限切れ見積、取引先口座変更、未登録業者、利益相反、権限外発注、連携失敗を正解つき架空データで試し、重複防止・前提固定・別経路確認・役割分離・発注停止・監査ログ・復旧を確かめた「購買安全テスト記録」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRC-01〜08の購買要求、候補、RFQ、TCO、取引先確認、承認、検収・経理連携、供給リスクボードを教材状態で試験します。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 3上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 4材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
発注前に事故るパターンを全部試したい。同じ依頼が二つ、単位か通貨が違う、見積期限切れ、口座変更の連絡、未登録の業者、評価者の利益相反、権限なしの発注、途中連携が止まる、の八つ。正しい止まり方を先に書いて一件ずつ。実口座は使わず、権限変更、発注、支払、外部送信は一個もやらないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
二重依頼、単位・通貨違い、期限切れ見積、取引先口座変更、未登録業者、利益相反、権限外発注、連携失敗を正解つき架空データで試し、重複防止・前提固定・別経路確認・役割分離・発注停止・監査ログ・復旧を確かめた「購買安全テスト記録」
まず自分で試す
同じ用途・数量・希望日の要求を二件入れ、元IDを示して統合判断待ちになるか見る
単位または通貨を一候補だけ変え、TCO比較と承認が止まるか試す
教材用の口座変更通知を入れ、通知内の連絡先ではなく別経路確認待ちになるか確かめる
発注権限のない役割で発注候補を確定しようとし、監査ログつきで拒否されるか見る
経理連携を途中で止めて再開し、成功済みの候補が二重作成されないか確認する
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
八ケースを一度流したら
止まらなかった物だけ修正して同じ入力で再試験して。口座変更は受信した連絡先を使わず、登録済みの別経路で人が確認する候補まで。連携失敗は成功済みを重ねず、未処理だけ手動へ戻して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
ケースの結果が薄い
「期待、実際、止めた場所、証拠、直す所、再試験を一行ずつ残して」
口座変更の確認が危ない
「連絡文に書かれた電話やメールは使わず、登録済み経路を人が選ぶ欄にして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
八ケースすべてに期待結果・実際・証拠が残り、失敗分を再試験して注文前で止められた
二重・単位通貨・期限切れ・口座変更を自分で入れ、それぞれ別の確認経路が表示された
利益相反・権限外・連携失敗で役割分離、監査ログ、未処理だけの手動復旧を操作できた
実在口座を使わず、本番権限変更・発注・支払・外部送信が一件も起きなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
この八ケースの購買安全テスト、修正前後、別経路確認、停止・復旧・監査ログを完成フォルダの「PRC09_購買安全テスト」へ保存して。再試験で止めた証拠、まだ責任者が見る所、本番発注・支払・権限変更・外部送信ゼロを残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社へ持ち込む前に「同じ購入依頼が二件届く」一ケースだけを架空要求で試し、購買責任者が統合・別件の判断欄を確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
架空10品目を購入依頼から支払前まで通そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この安全確認済みの購買デスクで架空10品目を通す前に、人が取引先を選ぶ所、発注と支払で止める所を一枚にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
安全試験後の要求、候補、RFQ、TCO、取引先確認、承認、検収・経理連携、状況板、停止・復旧を統合します。
できるようになること
個別画面の確認から、10品目の差戻し・計算差・所要時間を測る購買総合運用になります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRC-10「架空の10品目で、購入依頼から支払前まで一通り試してみよう」