相談者が迷わず資料を送れる、専用の受付ページを作ろう
今日手元に残るもの
対応範囲表示・個人情報同意・相談分野・期限候補・関係者・必要資料・連絡希望の受付、受付番号発行、対象外・緊急案件の有人引継ぎを備えた相談ポータル教材モック
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
対応範囲表示・個人情報同意・相談分野・期限候補・関係者・必要資料・連絡希望の受付、受付番号発行、対象外・緊急案件の有人引継ぎを備えた相談ポータル教材モック
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRF-01の受付項目とPRF-03の対応範囲・未確認・緊急時の表示候補を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
仕事の流れが近いまちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
相談する人が「何を送ればいい？」で止まらない受付ページが欲しい。分野、期限の候補、関係者、必要資料、連絡の希望、個人情報の同意を順に。扱える範囲も先に見せて、対象外や急ぐ案件は受付を進めず人へつなぐ。受付番号だけ出して、受任・契約・回答済みとは書かないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
対応範囲表示・個人情報同意・相談分野・期限候補・関係者・必要資料・連絡希望の受付、受付番号発行、対象外・緊急案件の有人引継ぎを備えた相談ポータル教材モック
自分で試すのは、これだけ
同意しない状態で資料欄が進まないか見る
対象外分野を選び有人引継ぎへ移る
受付番号から入力内容と削除案内を開く
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
最初から項目が多い
「分野を選んだ後に必要な質問だけ一画面ずつ出して」
同意が曖昧
「利用目的、見る役、保存期間、撤回窓口を同意の直前へ短く置いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
相談項目と資料を教材画面で入力できた
不同意・対象外・緊急の三経路が適切に止まり人へ渡った
受付番号が受任・契約・専門回答と区別されて残った
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「PRF04_相談受付ポータル」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自事務所では相談分野一つと必要資料二つだけへ置き換え、個人情報管理者が同意文を確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
期限候補と資料待ちを今日の画面へ集めよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
案件、期限の候補、その根拠、担当、先に要る資料、レビュー日、顧客待ちを今日と今週で見せて。期限は専門家が確認するまで候補のまま、通知も下書き止まりにして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
受付番号、期限候補、必要資料、担当候補、緊急引継ぎ状態を使います。
できるようになること
相談者の入口が、根拠と承認を持つ事務所内の期限・タスク管理へつながります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRF-05「今日やること・今週の期限・資料待ちが、一目で分かる画面を作ろう」