今日やること・今週の期限・資料待ちが、一目で分かる画面を作ろう
今日手元に残るもの
案件・期限候補・根拠・担当・依存資料・レビュー日・顧客待ちを今日と今週で表示する、専門家の期限承認・通知候補付き期限タスク管理画面
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
案件・期限候補・根拠・担当・依存資料・レビュー日・顧客待ちを今日と今週で表示する、専門家の期限承認・通知候補付き期限タスク管理画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRF-01〜04の受付番号、日付候補、証拠、必要資料、担当候補、受付状態を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
仕事の流れが近いまちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
今日やることと今週の締切っぽい日、資料待ちが一枚で見たい。案件ごとに期限候補、どこから出た日か、担当、先に要る資料、レビュー日、客待ちを出して。専門家が確認するまで「確定期限」にせず、通知も送らず候補だけ。日付を変えた履歴も残して。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
案件・期限候補・根拠・担当・依存資料・レビュー日・顧客待ちを今日と今週で表示する、専門家の期限承認・通知候補付き期限タスク管理画面
自分で試すのは、これだけ
今日の一覧から一件の期限根拠を開く
依存資料を未着へ変えて後続タスクを止める
期限候補を変更し旧日付が履歴に残るか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
優先順が信用できない
「期限確認済み、期限候補、緊急引継ぎを別の列にして混ぜないで」
資料待ちが埋もれる
「誰から何を待つかと次に確認する日を一行へ出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日・今週の項目から受付と期限根拠へ戻れた
資料待ちを作ると依存タスクが止まった
期限確定と外部通知が専門家の承認前で進まなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「PRF05_期限タスク管理画面」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自業務なら期限が明確な一種類の手続候補だけへ置き換え、根拠資料と確認者を必須にします。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
文書案を原資料と一行ずつ比べよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
承認済み様式に案件資料を入れた文書案を作って、事実、出典、数字、用語、空欄、変更箇所を原資料と一行ずつ比べられるように。専門家レビューと版履歴も付けて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
受付番号、証拠索引、調査根拠、期限候補、必要資料、確認者を使います。
できるようになること
管理画面から、事実と数値の出所を追える文書作成・レビュー画面へ進みます。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRF-06「作った文書を、元の資料と一行ずつ比べられるようにしよう」