作った文書を、元の資料と一行ずつ比べられるようにしよう
今日手元に残るもの
承認済み想定様式と案件資料から作る文書案を、事実・出典・数値・用語・未入力・変更箇所ごとに原資料参照できる差分画面、専門家レビュー欄、版履歴
時間の目安
最初の文書差分まで 35〜55分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
承認済み想定様式と案件資料から作る文書案を、事実・出典・数値・用語・未入力・変更箇所ごとに原資料参照できる差分画面、専門家レビュー欄、版履歴
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRF-02〜05の証拠索引、調査メモ、期限候補、確認済み事実、未確認欄を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
仕事の流れが近いまちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
この案件の文書案、元の紙と一行ずつ比べたい。承認済み想定の様式を崩さず、事実、出典、数字、用語、まだ空いてる所、AIが変えた所を横に出して。直す前の版も残し、専門家一人目と二人目の確認欄を付けて。署名、提出、確定版にはまだしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
承認済み想定様式と案件資料から作る文書案を、事実・出典・数値・用語・未入力・変更箇所ごとに原資料参照できる差分画面、専門家レビュー欄、版履歴
自分で試すのは、これだけ
文書案の数字から原資料ページへ戻る
一文を直して新旧差分と操作者を確認する
必須欄を空にしてレビュー完了が止まるか見る
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
差分が多すぎる
「数字、固有名詞、期限、結論に近い文から先に見せて」
出典との対応が弱い
「各段落へ証拠番号か公式根拠番号を一つ以上結んで」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
文書案の事実・数値・用語から原資料へ戻れた
一行修正後も旧版と差分と確認者欄が残った
未入力・専門判断・署名・提出が二者レビュー前で止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「PRF06_文書差分レビュー」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分の事務所では定型通知の一ページだけへ置き換え、数字と期限の二項目を二者で照合します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
受付から二者確認・顧客報告案までつなごう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
一つの受付番号で、利益相反・独立性・対応範囲、契約承認、証拠、期限、文書案、一人目と二人目のレビュー、顧客報告の送付承認までつないで。未承認は次へ流さないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
受付番号、利益相反等の確認候補、証拠、期限、文書版、専門家レビュー欄を使います。
できるようになること
個別の文書作業が、契約前確認から送付承認まで切れない案件フローになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRF-07「相談一つを、受付から二人の確認・お客様への報告までつなごう」