相談一つを、受付から二人の確認・お客様への報告までつなごう
今日手元に残るもの
受付番号を軸に、利益相反・独立性・対応範囲の確認、契約承認、証拠、期限、文書案、一者目・二者目レビュー、顧客報告の送付承認をつなぐ承認付き案件フロー
時間の目安
最初の案件連携まで 35〜55分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
受付番号を軸に、利益相反・独立性・対応範囲の確認、契約承認、証拠、期限、文書案、一者目・二者目レビュー、顧客報告の送付承認をつなぐ承認付き案件フロー
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
PRF-01〜06の受付、証拠、調査、期限、文書版、レビュー記録を同じ受付番号でつなぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
仕事の流れが近いまちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
相談一つが途中で迷子にならない流れにしたい。受付番号のまま、利益相反や独立性、扱える範囲の確認、契約の承認、証拠、期限、文書案、一人目と二人目のレビュー、客へ出す承認まで並べて。前が未確認なら止める。契約、提出、送信、請求は実行しないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
受付番号を軸に、利益相反・独立性・対応範囲の確認、契約承認、証拠、期限、文書案、一者目・二者目レビュー、顧客報告の送付承認をつなぐ承認付き案件フロー
自分で試すのは、これだけ
架空一件を受付から送付承認待ちまで進める
利益相反候補を入れて契約前に止める
二人目が差戻し文書版を一つ戻す
同じ操作を二回押して履歴の重複を確かめる
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
止まった理由が不明
「今のゲート、足りない確認、戻す相手を受付番号の先頭へ出して」
レビューの順が崩れる
「版番号ごとに一人目、二人目、差戻し理由を横に残して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
受付番号で九つの工程と証拠・文書版を追えた
利益相反候補と二者レビュー差戻しで後工程が止まった
契約・提出・顧客送信・請求が人承認前で実行されなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「PRF07_承認付き案件フロー」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自事務所なら受付から一者目レビューまでの一案件だけへ置き換え、利益相反確認の位置を責任者と決めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
毎朝の期限便と毎週の顧客報告案を作ろう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
毎朝は期限候補、資料待ち、レビュー待ちを短く。毎週は案件の状態と次に確認したいことを顧客向けの文案へ。元記録と時刻を付け、定期失敗なら手で出せるように。外へは送らないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
期限候補、資料待ち、二者レビュー待ち、案件状態、次の確認事項を使います。
できるようになること
案件フローの記録が、朝の内部確認と承認待ちの週次顧客説明へまとまります。
この内容を詳しく学ぶ教材
PRF-08「毎朝の期限メモと、毎週のお客様向け報告案を作ろう」