監査で「その証拠はどこ？」にすぐ答えられる資料セットを作ろう
今日手元に残るもの
一つの教材用手順について最新版、承認、教育記録、実施記録、点検結果、変更履歴を品質案件ID・版・日付で索引化し、欠け・期限切れ・対象違いを明示した「出典索引付き監査証拠パック」
時間の目安
最初の監査証拠パックまで 35〜55分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
一つの教材用手順について最新版、承認、教育記録、実施記録、点検結果、変更履歴を品質案件ID・版・日付で索引化し、欠け・期限切れ・対象違いを明示した「出典索引付き監査証拠パック」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
QA-01〜02の品質案件ID、製造番号、適用規格・手順版、測定ID、検査者、日時、保留状態を使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
監査で「その証拠どこ？」ってなって探すのをやめたい。この一つの教材手順について、今の版と承認、教育した記録、実際に使った記録、点検結果、いつ何を変えたかを索引にして。押したら元ファイルのページや行へ戻る形。無い記録は作らず「不足」、資料があるだけで実施済みにはしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
一つの教材用手順について最新版、承認、教育記録、実施記録、点検結果、変更履歴を品質案件ID・版・日付で索引化し、欠け・期限切れ・対象違いを明示した「出典索引付き監査証拠パック」
まず自分で試す
最新版手順の索引から元Wordの見出しまたはページへ戻る
教育記録を一件開き、対象者・手順版・実施日がそろうか見る
手順版を古い物へ切り替え、現在版ではなく変更履歴へ移るか試す
実施記録を外し、証拠不足のまま監査準備完了にならないことを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
六種類の証拠が並んだら
最新版か、対象者・設備・期間が合うか、承認があるかを一件ずつ点検して。古い版も削除せず履歴へ置き、どの品質案件で使ったかを残して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
ファイル一覧だけになる
「証拠ごとに何を証明するか、対象、版、日付、元位置を付けて」
不足の担当が分からない
「足りない証拠の横に、作る人ではなく確認する担当と期限候補を出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
最新版・承認・教育・実施・点検・変更履歴の六種類が索引で見えた
任意の三件から元資料へ戻り、対象・版・日付を自分で照合できた
不足と旧版が消されず、資料の存在と実施・承認を区別できた
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「QA03_監査証拠パック」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では一つの点検手順だけへ置き換え、最新版と実際に使った版が一致するか担当者が確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
写真・製造番号・検査値を一つの品質案件へまとめよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この不具合の写真、製造番号、検査結果、証拠を、一つの品質案件番号から全部開ける画面にして。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
不具合報告、画像ID、製造番号、検査値、規格版、証拠索引、欠損と保留を使います。
できるようになること
ばらばらの証拠を案件画面で開き、似た事例を参考として比べられます。
この内容を詳しく学ぶ教材
QA-04「不具合の写真・製造番号・検査結果を、一つの案件にまとめよう」