受注メールを、担当みんなで今を追える注文ページに変えよう
今日手元に残るもの
架空の受注連絡から品目・数量・希望日・送り先・注文番号を候補として拾う「注文取込ボード」と、EST-101からORD-101までが今どこにあるか分かる案件状況ページ
時間の目安
最初の完成まで 30〜40分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
架空の受注連絡から品目・数量・希望日・送り先・注文番号を候補として拾う「注文取込ボード」と、EST-101からORD-101までが今どこにあるか分かる案件状況ページ
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
REV-05で承認済みになったEST-101と承認記録を、突き合わせの元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 3上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 4材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
このメールと電話メモ、注文の連絡が来たって体で読んで。品目、数量、いつ欲しいか、送り先、注文番号を候補として拾って、承認済みのEST-101と食い違う所は目立つ色で出して。書いてない項目は勝手に埋めずに確認待ちへ。取り込んだ注文の番号はORD-101ね。あと、案件が見積中・承認待ち・承認済み・注文取込・確認待ちのどこにいるか、みんなで見る一覧ページも作って。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
架空の受注連絡から品目・数量・希望日・送り先・注文番号を候補として拾う「注文取込ボード」と、EST-101からORD-101までが今どこにあるか分かる案件状況ページ
まず自分で試す
メールの数量を書き換えて取り込み直し、EST-101との食い違いが出るのを見る
送り先が空のまま取込確定を押し、止まるのを確かめる
案件状況ページでORD-101を開き、EST-101までさかのぼれるか押してみる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
候補が拾えて食い違いが見えたら
確認待ちが1個でも残ってる注文は、取込確定を押せないようにして。何が足りないか一覧で出して。
案件状況ページが出たら
一覧で、EST-101とORD-101が同じ案件だと分かるように並べて。最後に動いた日と、いま誰待ちかも出して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
拾い漏れが多い
「電話メモみたいな崩れた文からも数量と日付は候補として拾って、自信が低い所は薄く出して」
どこが違うか分からない
「見積と注文で違う項目だけ上に集めて、見積の値と注文の値を並べて出して」
一覧が見づらい
「案件状況は止まってる場所ごとに並べて、止まってる日数も出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
メールの数量を変えて取り込み直すと、EST-101との食い違いが出た
送り先が空のままでは、取込確定が押せなかった
案件状況ページで、ORD-101からEST-101へ自分でたどれた
Workで作った物を保存するプロンプト
この注文取込ボードと案件状況ページ、ORD-101の取込結果と確認待ち一覧を、完成フォルダの「注文取込」へ保存して。注文はまだ社内の候補で、お客さんへ受注の返事はしていないと書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
先週届いた注文の連絡を1件、この5項目に分けて、見積と食い違う所がいくつあるか数えます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
一つの注文番号のまま、物流と経理へ渡そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
ORD-101を物流と経理へ渡すなら、それぞれ何の項目が要る?渡す物を先に分けて書いて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
取り込んだORD-101と、確認待ちが片付いた項目をそのまま次へ流します。
できるようになること
同じ番号のまま、在庫と納期の確認、出荷候補、請求候補へつながります。
この内容を詳しく学ぶ教材
REV-07「一つの注文番号で、物流と経理へ間違えずに渡せるようにしよう」