一つの注文番号で、物流と経理へ間違えずに渡せるようにしよう
今日手元に残るもの
承認済みのORD-101だけが在庫・納期の確認へ進み、物流には出荷候補、経理には請求候補として同じ注文番号で並ぶ「受注引継ぎ表」(出荷指示と請求発行は人の確認で止まる)
時間の目安
最初の完成まで 40〜60分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
承認済みのORD-101だけが在庫・納期の確認へ進み、物流には出荷候補、経理には請求候補として同じ注文番号で並ぶ「受注引継ぎ表」(出荷指示と請求発行は人の確認で止まる)
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
REV-06の「注文取込」のORD-101と、REV-05の承認記録を引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
承認済みの注文だけ先へ流したい。ORD-101で在庫が足りるか、いつ出せるかをこの在庫Excelで見て、足りなければ確認待ちで止めて。そのあと物流には出荷候補、経理には請求候補として、ORD-101の番号のまま渡して。請求候補の項目は売上のExcelの並びに合わせて。IDのつなぎ方は辞書のとおりに。出荷指示も請求書の発行も、こっちが押すまでやらないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
承認済みのORD-101だけが在庫・納期の確認へ進み、物流には出荷候補、経理には請求候補として同じ注文番号で並ぶ「受注引継ぎ表」(出荷指示と請求発行は人の確認で止まる)
まず自分で試す
ORD-101で、注文から在庫確認、出荷候補、請求候補まで番号をたどる
在庫の数を足りない数に書き換えて、確認待ちで止まるのを見る
請求候補の金額を、承認済みEST-101の合計と突き合わせる
未承認の注文を流し、物流と経理の一覧に出てこないことを確かめる
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
出荷候補と請求候補が同じ番号で並んだら
未承認の注文をわざと1件混ぜて流してみて。物流にも経理にも出てこないか確かめたい。
止まる場所が見えたら
在庫が足りない時は、いつなら出せるかの候補日と、誰に確認するかまで出して。納期を勝手に約束しないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
どこまで進んだか分からない
「注文ごとに、在庫確認済み・出荷候補・請求候補のどこまで来たかを一列で出して」
経理に渡す形が合わない
「請求候補の列名を売上Excelと同じ言葉にそろえて、足りない列は空欄のまま出して」
止まった理由が分からない
「止まった注文に、何が足りなくて誰待ちかを1行で書いて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
ORD-101を、注文から出荷候補と請求候補まで同じ番号でたどれた
在庫を足りない数にすると、確認待ちで止まった
未承認の注文が、物流にも経理にも出てこなかった
請求候補の合計が、承認済みEST-101と一致していた
Workで作った物を保存するプロンプト
この受注引継ぎ表と、ORD-101の在庫確認・出荷候補・請求候補の記録を、完成フォルダの「受注引継ぎ」へ保存して。出荷指示も請求発行もしていないこと、外へは何も送っていないことも残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自分の担当の注文を1件、物流と経理へいまどう伝えているか書き出して、番号が同じかどうか確かめます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方は、次の進み方を一つ選びます。
次にすること
この請求候補を、請求書と入金確認の表まで育てよう
今作った物の、ここを使います
ORD-101の請求候補の金額と項目を、そのまま請求側の元データにします。
できるようになること
請求の形と、入金がまだかどうかを見る表が増えます。
作品を育てる追加プロンプト
「今の作品を育てる」を選ぶ方だけ、下の文を使います。
追加のプロンプト
このORD-101の請求候補から、請求書の形と入金確認の表を作って。見積の合計とずれてないかも見て、正式発行はしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す