見積りから受注まで、どこで止まっているか毎週分かる表を作ろう
今日手元に残るもの
見積数・承認待ち・受注・失注・処理日数・価格例外・引継ぎ漏れが1枚で分かる「週次RevOpsボード」と、例外だけを並べた通知案(承認待ちのまま)、自動が止まった時の手動発行手順
時間の目安
設定まで 25〜35分・週次ボードの完全確認は次の週明け
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
見積数・承認待ち・受注・失注・処理日数・価格例外・引継ぎ漏れが1枚で分かる「週次RevOpsボード」と、例外だけを並べた通知案(承認待ちのまま)、自動が止まった時の手動発行手順
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
REV-06の案件状況ページと、REV-07の受注引継ぎ表を集計の元にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
07_会議_案件_進捗.xlsx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
毎週の会議で「今どうなってる?」って聞かれるのが一番きつい。案件状況と引継ぎ表と、この会議・進捗のExcelから、今週の見積が何件、承認待ちが何件、受注、失注、1件あたり何日かかってるかを1枚にまとめて。価格の例外と、物流か経理へ渡し忘れてる案件も別枠で出して。まず今週の分を一回出して見せて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
見積数・承認待ち・受注・失注・処理日数・価格例外・引継ぎ漏れが1枚で分かる「週次RevOpsボード」と、例外だけを並べた通知案(承認待ちのまま)、自動が止まった時の手動発行手順
まず自分で試す
週次ボードの承認待ちの件数を、値引き承認ボードで自分で数え直して合っているか見る
処理日数が一番長い案件を開き、どこで止まっているか案件状況ページでたどる
わざと渡していない注文を1件作り、引継ぎ漏れの欄に出てくるか確かめる
止め方の手順を開き、自動を一度止めてから戻す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
今週の1枚が読めたら
これを毎週月曜の朝に出したい。自動にできるなら、どこで動いて、何を元にして、どこに出るか、止め方も先に教えて。できないなら手で出す手順を短くまとめて。
送った後に試す
次に動く曜日と時刻、ボードがどこに出るかを見る
止め方と再開のやり方がどの画面にあるか見る
例外が並んだら
例外の通知は、承認待ちの一覧に並べるだけにして。まとめて送るボタンは付けないで。誰に確認するかだけ横に書いて。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
数字だけで動けない
「一番下に、来週先に触る案件を3件だけ、止まってる日数の長い順で出して」
会議で説明しづらい
「先週との差を、増えた減ったの矢印付きで横に出して」
例外が多すぎる
「価格の例外を「期間切れ」「権限外の値引き」「マスタに無い商品」に分けて数えて」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日ここまでできたらOK
今週分のボードを開き、見積・承認待ち・受注・失注・処理日数が1枚で読めた
承認待ちの件数を、値引き承認ボードで数え直して一致した
毎週の設定内容か、手で出す手順のどちらかを確認して保存した
例外の通知が承認待ちで止まり、自動で送られないと確かめた
本当に完成した証拠
次の週明けにボードが実際に出て開けた(手動の場合は手順どおり自分で出せた)
引継ぎ漏れか価格の例外の欄から、実際に1件を片付けられた
Workで作った物を保存するプロンプト
この週次RevOpsボードと例外の一覧、毎週の設定内容(または手で出す手順)、止め方を、完成フォルダの「週次RevOpsボード」へ保存して。通知は承認待ちまでで、外へは送っていないと書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず「承認待ちの件数」と「止まってる日数」の2つだけを、いまの案件表から毎週数えるところから始めます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
確定する前に止まるかを、わざと間違えて試そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
見積と受注でやったらまずい間違いを、金額が動く順に5つ挙げて。今は直さなくていいから、どこで止められそうかだけ横に書いて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
ここまでの価格マスタ・承認ボード・引継ぎ表・週次ボードを、そのままテストの的にします。
できるようになること
古い価格や二重注文が、確定の前で止まって記録に残るようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
REV-09「古い価格・注文の重なり・勝手な値引きを、確定前に止めよう」