一つの注文番号で、倉庫・配送・お客様連絡までつなごう
今日手元に残るもの
人が承認済みとした注文だけを在庫引当候補へ渡し、ピッキング確認後に積載・配送候補と顧客案内案を共通注文番号で作る「営業・倉庫・配送・CSの承認付き出荷連携フロー」
時間の目安
最初の出荷連携フローまで 45〜65分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
人が承認済みとした注文だけを在庫引当候補へ渡し、ピッキング確認後に積載・配送候補と顧客案内案を共通注文番号で作る「営業・倉庫・配送・CSの承認付き出荷連携フロー」
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
SCM-04〜06の補充試算、在庫・ロケーション、ピッキング、積載・配送候補を同じ品番・注文番号で使います。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方プランによって使えない機能があります。始める前にプラン画面を確認してください。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
営業、倉庫、配送、CSで注文番号が変わって、どこまで行ったか追えない。人が承認済みの架空注文だけ引当候補へ出し、倉庫が品番・ロット・数を確認した後に配送候補とお客さん向け案内を同じ番号で作って。未承認や在庫差異ありは止め、実引当、在庫減算、出荷、配車、顧客送信はしないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
人が承認済みとした注文だけを在庫引当候補へ渡し、ピッキング確認後に積載・配送候補と顧客案内案を共通注文番号で作る「営業・倉庫・配送・CSの承認付き出荷連携フロー」
まず自分で試す
承認済み一件を営業から引当・ピッキング・配送・顧客案内まで同じ番号でたどる
未承認注文を選び、引当候補が作られず営業確認へ戻るか見る
ピッキング数量を一つ変え、配送候補と顧客案内が確認待ちで止まるか試す
同じ連携を二回押し、引当候補・配送候補・案内案が重複しないことを確認する
出荷候補を押し、倉庫と出荷責任者の承認画面より先へ進まないことを見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一件が四部署へつながったら
品番・ロット・数量・単位・時間帯のどれかが違えば勝手に直さず、元の担当へ同じ注文番号で返して。再実行しても引当候補や配送候補を二重に作らないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
状態が多くて迷う
「注文ごとに今いる部署、次の人確認、止まった理由の三つを先頭にして」
差戻し先が分からない
「項目ごとに営業、倉庫、配送、CSのどこへ返すかを表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
人が承認済みにした一件だけを、同じ注文番号で四部署へたどれた
未承認と数量差のケースが別の理由で止まり、再実行しても候補が重複しなかった
実引当・在庫減算・出荷・配車・顧客送信が一件も実行されていなかった
Workで作った物を保存するプロンプト
今回できた物と確認メモを、完成フォルダへ「SCM07_承認付き出荷連携」という名前で保存して。うまくいった指示と、まだ人が確認する所も一緒に残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社では過去の完了注文一件を読み取り専用で置き換え、営業番号から配送記録までつながるか確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
品切れ・入荷遅れ・配送遅れを朝の一画面にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この在庫と配送の記録から、今日見る品切れ候補、入荷遅れ、出荷待ち、配送遅れ、返品を一枚にして。まず手動版。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
在庫、欠品候補、補充・入荷候補、出荷待ち、配送遅延、取引先数、返品、共通番号と時刻を集計します。
できるようになること
影響する注文と元記録へ戻れる、在庫・配送の例外監視ができます。
この内容を詳しく学ぶ教材
SCM-08「品切れ・入荷遅れ・配送遅れが、一画面で分かるようにしよう」