15枚すべてを開き、人へ渡しても困らないPowerPointに磨こう
今日手元に残るもの
全スライド・PDF表示記録、漏えい・事実・計算・権利・アクセシビリティ審査、編集用正本.pptx、不要情報を除いた配布用コピー、再出力PDF
時間の目安
全ページと漏えい点検まで 50〜75分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
全スライド・PDF表示記録、漏えい・事実・計算・権利・アクセシビリティ審査、編集用正本.pptx、不要情報を除いた配布用コピー、再出力PDF
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
SLD-08の全形式と、SLD-01からの出典・未確認を点検します。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ TXTはコピー ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2TXTはこのページで中身をコピーし、入力欄へ貼る
- 3上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 4材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
これ人に渡す前に、全スライドとPDFを一枚ずつ開いて確認したい。文字切れ、重なり、画像抜け、フォント、引用、計算、権利、機密、読みにくさ。それとノート、コメント、非表示ページ、隠れた要素、ファイル情報、埋込み、外部リンクも。問題はPowerPointへ戻って直して。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
全スライド・PDF表示記録、漏えい・事実・計算・権利・アクセシビリティ審査、編集用正本.pptx、不要情報を除いた配布用コピー、再出力PDF
まず自分で試す
全.pptxの全スライドとPDF全ページを表示する
ノート・コメント・非表示・プロパティ・埋込み・外部リンクを確認する
問題一件を編集用正本で直して配布用へ反映する
外部リンクを切った複製と再出力PDFを開く
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
問題一覧ができたら
編集用正本は残し、不要情報を除いた配布用コピーを別名で作る。承認済みリンクだけ依存先と確認日を残し、リンク切れの複製でも開けるか試してからPDFを再出力して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
項目が多くて漏れる
「ページ×表示・事実・計算・権利・漏えい・読みやすさの表にして」
配布用と正本が混ざる
「ファイル名の先頭を「EDIT」と「SHARE」に分け、表紙にも表示して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 6
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
全スライドとPDF全ページの表示記録が残った
隠れ情報・外部依存・事実・計算・権利を確認した
編集用正本と配布用コピーを分け、リンク切れと再出力PDFを開けた
配布範囲と最終判断が人の確認待ちになった
Workで作った物を保存するプロンプト
全ページ表示記録、審査票、編集用正本、配布用コピー、再出力PDF、配布範囲を「09_配布前QA」に保存して。人の最終配布承認前と明記して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際の提案では機密担当・数字担当・発表者が一項目ずつ確認し、三者の記録がそろうまで送付しません。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
実際に話し、伝わらなかった所を直そう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この資料で発表練習をして、結論が伝わったか、質問、時間、見えにくさ、足りない情報を記録しよう。相手がいなければ模擬と書いて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
検証済み.pptx、配布PDF、台本、想定問答、配布前QAを使います。
できるようになること
作った資料が、同意した人への発表と改善判断まで進みます。
この内容を詳しく学ぶ教材
SLD-10「完成した15枚で発表し、「なるほど、やろう」を引き出そう」