質問や反対意見にも困らない、やさしい返信文をそろえよう
今日手元に残るもの
質問・反対意見・補足・誤り指摘・営業連絡に対応する返信テンプレート20種、有人引継ぎ基準、送信禁止例
時間の目安
最初の完成まで 10〜20分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
質問・反対意見・補足・誤り指摘・営業連絡に対応する返信テンプレート20種、有人引継ぎ基準、送信禁止例
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
SNS-03〜05の投稿本文、出典、採用文体、避ける話題を返信根拠にします。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
ひだまり美容室の架空データから、必要なものだけ用意しました。
09_問い合わせ返信の文面集.docx
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
投稿に何か返ってきた時、焦って変な返信をしたくない。質問、反対意見、補足、間違いの指摘、営業っぽい連絡へ、やわらかい候補を4本ずつで20種類。答えない例、削除や通報を含め人へ渡す基準も。相手の情報を作らず、返信は全部下書き止まりにして。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
質問・反対意見・補足・誤り指摘・営業連絡に対応する返信テンプレート20種、有人引継ぎ基準、送信禁止例
自分で試すのは、これだけ
五種類から一件ずつ返信候補を開く
根拠のない質問を入れて有人引継ぎになるか見る
誤り指摘への修正前後を比べる
送信ボタンが無効か確認する
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
反論しすぎる
「先に受け取った点、次に確認する点、今言える範囲を一文ずつにして」
営業連絡の扱いが曖昧
「返信不要、担当確認、拒否の三つから人が選べるようにして」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 4
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
5分類・20種の返信候補を全文で開けた
有人引継ぎ基準と送信禁止例を実例へ当てられた
個別返信・削除・通報・外部送信が人の判断前で止まった
Workで作った物を保存するプロンプト
返信20種、分類、有人引継ぎ基準、送信禁止例、未送信状態を、完成フォルダへ「SNS06_返信支援20種」という名前で保存して。採用時も人が送信すると書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
自社運用では最も多い質問一種類だけへ置き換え、担当者が返答範囲と引継ぎ先を確認します。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
一つの公式情報を三つの読み方へ変えよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この公式資料一つから、まず事実カードを作って。そこから速報、やさしい解説、仕事で試すヒントの3投稿にし、引用、URL、確認日を一緒に残して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
採用文体、出典形式、速報で避ける断定、返信時の確認線を使います。
できるようになること
自分の経験中心の投稿に、公式情報を事実・解釈・意見へ分ける更新型が加わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
SNS-07「一つの公式情報から、速報・解説・仕事ヒントの3投稿を作ろう」