同僚が自分で質問できる会社資料室を完成させよう
今日手元に残るもの
資料本棚・正式版台帳・FAQ20問・答えられない時の案内・資料室の画面・30問テスト結果を1か所にそろえた「会社資料室デモ」と、資料が新しくなった時の更新手順、第三者に5問聞いてもらった記録
時間の目安
一式のまとめと引き渡しまで 60〜90分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
資料本棚・正式版台帳・FAQ20問・答えられない時の案内・資料室の画面・30問テスト結果を1か所にそろえた「会社資料室デモ」と、資料が新しくなった時の更新手順、第三者に5問聞いてもらった記録
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.41〜49で完成フォルダに残した全部(資料本棚.xlsx、正式版台帳.xlsx、回答カード.md、申込と料金の回答.md、保留カード.md、答えられない時の案内.md、社内FAQ20.xlsx、会社資料室の画面、30問テスト結果)を同じWorkで開きます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
帳票_10_AI利用記録.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
仕上げに、同僚がひとりで使える形へまとめたい。今までの本棚と台帳とFAQと案内文と画面とテスト結果を1か所にそろえて。あと、このAI利用記録の帳票を見ながら、資料が新しくなった時に誰が何をどの順でやるかの更新手順も付けて。最後に、初めて触る人へ5問聞いてもらう時の手順も。実在の社員名とか取引先は入れないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
資料本棚・正式版台帳・FAQ20問・答えられない時の案内・資料室の画面・30問テスト結果を1か所にそろえた「会社資料室デモ」と、資料が新しくなった時の更新手順、第三者に5問聞いてもらった記録
まず自分で試す
完成フォルダの一式を上から開き、画面から根拠の資料までたどれるか確かめる
自分以外の人に5問聞いてもらい、その人が根拠の資料まで開けるか横で見る
更新手順だけを見ながら、資料を1本入れ替えて台帳とFAQを直してみる
第三者が詰まった所を1つ選び、その場で直して同じ質問をもう一度聞いてもらう
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
一式がそろったら
誰かに5問聞いてもらった結果を書き込む記録表も作って。質問、出た答え、根拠を開けたか、答えが合っていたか、詰まった所の5列で。
第三者に5問試してもらったあと
この5問の記録を見て、直す所を3つまでに絞って。直したら、どこを直したかを更新手順の履歴にも残して。
送った後に試す
直した所を、その人にもう一度同じ質問で試してもらう
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
渡された人が迷う
「最初に開くファイルを1つ決めて、そこから読む順の案内を先頭に置いて」
更新が続かなそう
「更新手順は、資料を1本足す時にやることだけに絞って3ステップまでにして」
5問の記録が感想だけ
「感想じゃなくて、根拠を開けたか、答えが合っていたかで記録して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
今日ここまでできたらOK
完成フォルダの一式を上から順に開け、資料室の画面から根拠の資料までたどれた
更新手順だけを見て、資料を1本入れ替え、台帳とFAQの両方を直せた
5問の記録表を用意し、AI利用記録の帳票へ今日の分を書けた
本当に完成した証拠
自分以外の人が5問聞き、根拠の資料を自分で開けた問が記録に残った
その人が詰まった所を1つ直し、同じ質問をもう一度聞いてもらって通った
Workで作った物を保存するプロンプト
この資料室一式と、更新手順と、5問の記録と、AI利用記録を、完成フォルダの「会社資料室デモ」へまとめて保存して。全部架空データで、社内にはまだ配っていないことを表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
実際に社内へ出すなら、まず自分の部署のFAQ5問だけを載せた版を作り、資料の持ち主に根拠の見え方を確認してもらってから広げます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方は、次の進み方を一つ選びます。
次にすること
会社が認めた資料だけを入れる本棚に育てよう
今作った物の、ここを使います
今できた資料室デモと正式版台帳、更新手順をそのまま持っていきます。
できるようになること
誰が資料を入れていいか、どの資料をAIに読ませていいかまで決まります。
作品を育てる追加プロンプト
「今の作品を育てる」を選ぶ方だけ、下の文を使います。
追加のプロンプト
この資料室に入れていい資料と、入れちゃだめな資料の線引きを一覧にして。決めるのはこっちだから、迷う資料は判断待ちに置いといて。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す