会社の資料と30件の数字を、一緒に見られる画面を作ろう
今日手元に残るもの
Lv.50の会社資料室に「数字」タブが増え、選んだ1冊から取った30件が日付・内容・数値・分類・状態・元資料の6列で並び、行から元の資料へ戻れる画面
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
Lv.50の会社資料室に「数字」タブが増え、選んだ1冊から取った30件が日付・内容・数値・分類・状態・元資料の6列で並び、行から元の資料へ戻れる画面
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
Lv.50で完成フォルダへ保存した「会社資料室デモ」一式を同じWorkで開き、その中へ「数字」タブを足します。会社の数字をまだ出しづらい人は、同じ6列の家計簿30件に置き換えても、このあとの課題はそのまま進められます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
資料室に数字も入れたい。売上、経費、問い合わせ、タスクの4冊のうち1冊だけ選ぶから、そこから30件だけ抜いて「数字」ってタブに並べて。日付、内容、数値、分類、状態と、その行がどのファイルのどのシートから来たかも。選ばなかった3冊は混ぜないで。30件に足りなくても、無い行を作らないで。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
Lv.50の会社資料室に「数字」タブが増え、選んだ1冊から取った30件が日付・内容・数値・分類・状態・元資料の6列で並び、行から元の資料へ戻れる画面
まず自分で試す
「数字」タブを開き、上から下まで自分で数えて本当に30行あるか確かめる
1行選んで「元資料」を押し、資料タブで同じ日付と数値を目で照合する
資料タブと数字タブを2〜3回行き来し、どちらからでも戻れるか試す
選ばなかった3冊の取引先名や金額がまぎれていないか、内容と元資料の列をざっと見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
30件が並んだら
各行の「元資料」を押したら、資料タブの元のファイルが開くようにして。押しても飛べない行があったら、飛べない印を付けたまま残して。
送った後に試す
飛べない印が付いた行が何件あるかを数える
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
列が多くて見づらい
「日付と数値と状態だけ先に見せて、残りの列は折りたたみにして」
日付の書き方がバラバラ
「日付を全部同じ形にそろえて、元の書き方も小さく残して」
どこから来た数字か分からない
「元資料の列に、ファイル名だけじゃなくシート名と行番号も出して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
「数字」タブに30行がそろい、自分で数えて30件だと確かめられた
1行の「元資料」から資料タブへ飛び、日付と数値が元のExcelと合っていた
資料室の元のタブが消えずに残り、数字タブと行き来できた
Workで作った物を保存するプロンプト
この数字タブ付きの資料室と、抜き出した30件を、完成フォルダの「見える化ダッシュボード」へ「業務データ30件.csv」の名前を付けて保存して。どのExcelのどのシートから取ったかと、まだ確認できていない列も書いといて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の部署でいちばん件数が多い記録を、直近30件だけ同じ6列に写します。全期間はまだ入れません。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この30件を、直した理由まで残せる表にしよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
この30件のうち1行、数値を直したい。直す前の値と、なんで直したかも一緒に残る形にできる?まず1行だけで試して。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今できた「数字」タブの30件と、元資料へ戻るリンクをそのまま使います。
できるようになること
数字を直した時に、前の値と理由があとから追えるようになります。
この内容を詳しく学ぶ教材
Lv.52「数字を直しても「なぜ変えた？」があとから分かるようにしよう」