「今月はどうだった？」を一目で話せる数字レポートを作ろう
今日手元に残るもの
売上・粗利・固定費・手元の現金・顧客数を前月と計画に並べ、「事実」「原因の仮説」「確認先」を列で分けた「月次経営サマリー.xlsx」と、確認質問一覧シート
時間の目安
最初の完成まで 20〜30分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
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01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
売上・粗利・固定費・手元の現金・顧客数を前月と計画に並べ、「事実」「原因の仮説」「確認先」を列で分けた「月次経営サマリー.xlsx」と、確認質問一覧シート
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
MGT-01で保存した「経営ブリーフ_1枚.md」を添付し、決めた重要数字の欄名と、確認待ちの項目をそのまま引き継ぎます。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
青空デモ建設の架空データから、必要なものだけ用意しました。
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
「今月どうだった?」に3分で答えられるようにしたい。この経理と入金と顧客のExcelから、売上、粗利、固定費、手元の現金、取引した顧客数を、前の月と予算に並べて。動いた所は「事実」「たぶんこれが原因」「これは誰に聞く」の3列に分けて。原因の列は言い切らないで、Excelから読めない話は全部確認先の方へ回して。全部架空の練習データだからね。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
売上・粗利・固定費・手元の現金・顧客数を前月と計画に並べ、「事実」「原因の仮説」「確認先」を列で分けた「月次経営サマリー.xlsx」と、確認質問一覧シート
まず自分で試す
粗利の1行を選び、月次シートの売上_円と原価_円から自分で引き算して合うか確かめる
前の月から動きが大きい行を開き、原因の列が言い切りになっていないか読む
確認質問を1問選び、聞く相手を自分で書き直して保存し直す
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
5つの数字が前月と計画に並んだら
社長が経理と現場に聞く質問を、別シートに一覧で作って。1問ずつ、何を見て気になったのか、誰に聞くのか、いつまでに答えがほしいかまで。答えの予想は書かないで。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
数字が多くて焦点がない
「前の月から動きが大きい順に5行だけ上へ出して、残りは下の表へたたんで」
原因が当てずっぽう
「原因の列には、どのシートの何行を見てそう言っているかを必ず添えて」
現金の話が見えない
「請求と入金シートの残額から、入金待ちの合計を現金の行の下に別で足して」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
粗利か営業利益を1件、月次シートの数字から自分で計算し直して一致した
原因の列がすべて仮説だと分かる書き方で、確認先とセットになっていた
自分で直した確認質問が、保存し直したファイルに残っていた
Workで作った物を保存するプロンプト
これを「月次経営サマリー.xlsx」で完成フォルダへ保存して。確認質問は別シートにして、まだ誰にも聞いていない状態だと書いといて。元にしたExcelのシート名も残して。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
まず自分の会社の売上と粗利の2行だけを、去年の同じ月と並べて置き換えます。原因の列は空のまま、経理担当に聞く質問だけ先に作ります。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方だけ、下の文を送ります。
次にすること
この数字を、会議で決める話に変えよう
続けるための追加プロンプト
追加のプロンプト
このサマリーから、今月の会議で社長が決めないと前に進まないものを3つだけ選んで。理由も一言ずつ。まだスライドにはしないで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す
今作った物の、ここを使います
今作った「月次経営サマリー.xlsx」の動きが大きい5行と、確認質問一覧を会議資料の材料にします。
できるようになること
数字の報告が、その場で決めないと進まない話に変わります。
この内容を詳しく学ぶ教材
MGT-03「経営会議で「今日は何を決める？」が伝わる8枚を作ろう」