承認された条件を入れて、計算の理由も見える見積書を作ろう
今日手元に残るもの
「教材用・未発行」と入った架空の見積書EST-101と、行ごとの計算根拠表、価格マスタとの照合記録、例外と確認待ちの一覧
時間の目安
最初の完成まで 25〜35分
終わりの合図
開けた・使えた・保存できた
この課題の10ステップを見る
01
今日はこれを作る
最初に、今日手元に何が残れば終わりかだけ見ます。全部を覚える必要はありません。
今日できあがるもの
「教材用・未発行」と入った架空の見積書EST-101と、行ごとの計算根拠表、価格マスタとの照合記録、例外と確認待ちの一覧
02
材料をAIに渡す
下の材料を用意して、ChatGPTに入れます。
今回使う材料
REV-01の「見積依頼確認票.md」とREV-02の「商品価格マスタ.xlsx」を同じWorkで開き、依頼内容と単価をそこから取ります。
必要なファイルは、下からダウンロードできます。
この課題で使うファイル
まちかどデモ不動産の架空データから、必要なものだけ用意しました。
見積書_EST-0003.pdf
材料の入れ方前の完成物を使う ／ 資料はこのページから取得
- 1上に書かれた方法で、前の完成物を用意する
- 2上の一覧から指定された資料だけを取得し、入力欄へ添付する
- 3材料がそろったら、下のプロンプトを送る
Workが表示されるならそこで続けます。なければChatへ同じ内容を送って進めます。
ドラッグできない時は、入力欄のクリップまたはファイル選択を使います。スマホは「ファイル」から共有できます。
AIが資料を読めない時は、必要部分を貼るか添付し直します。読めない内容を推測させません。
ChatGPTの設定と詳しい使い方ChatGPTの無料版で始めやすい課題です。上限に達したら、時間を置いて続けます。
03
ChatGPTに送るプロンプト
プロンプトは、ChatGPTにそのまま貼る指示文です。前の完成物と今回の材料をそろえてから、下の文を送ります。
確認票で埋まった分だけで、うちの見積書つくって。番号はEST-101ね。数量と単価、値引きの候補、税、納期、支払条件まで入れて、行ごとに「この単価は価格マスタのどの行から取ったか」を横に出して。まだ返事が来てない項目は空欄のまま確認待ちに並べて、勝手に埋めないで。値引きは候補までで、承認はまだ。上の方に「教材用・未発行」って大きく入れて。
04
AIの答えを確認して試す
最初から完璧でなくて大丈夫。まず一度、自分で動かしてみます。
1AIから出てくるもの
「教材用・未発行」と入った架空の見積書EST-101と、行ごとの計算根拠表、価格マスタとの照合記録、例外と確認待ちの一覧
まず自分で試す
見積書の1行を選び、その単価を「商品価格マスタ.xlsx」で実際に開いて同じ行か確かめる
数量を1つ書き換えて、合計と税がどう変わるか見る
確認待ちの一覧に、REV-01でまだ返事が来ていない項目が残っているか数える
印刷画面を開き、「教材用・未発行」の表示が消えないか見る
追加のプロンプト
当てはまるものだけ、上から順に送ります。
見積書と計算根拠が並んだら
見本の見積書PDFと項目の並びを見比べて、うちに足りない欄があったら足して。金額はそのままで、欄の名前だけそろえて。
照合の結果を残す時
価格マスタと突き合わせた記録を表にして。一致、単価が違う、マスタに無いの3つに分けて、違った行は元の数字も残して。
05
仕上がりをよくするコツ
気になるものを一つ選んで、ChatGPTに伝えます。
根拠が読みにくい
「計算根拠を、数量×単価−値引き+税の順に一行ずつ書いて」
値引きが勝手に入る
「値引きは候補の列へ分けて、本体の金額は値引き前のままにして」
納期の書き方が曖昧
「納期は確認待ちと日数指定に分けて、決まってない方に日付を入れないで」
06
やりがちなミス
見つけた数：0 / 5
当てはまる所を見つけたら、上のコツを使って直します。
これは合格・不合格を決めるものではありません。保存状態を確認しています。
07
ここまでできたら完成
AIの「できました」で終わらせません。実物を開いて使い、この課題の完成条件を確かめます。
見積書の3行の単価を、価格マスタで開いて同じ行だと確かめた
照合記録に「一致」「単価が違う」「マスタに無い」の内訳が残っていた
確認待ちの項目が空欄のまま残り、勝手に埋まっていなかった
「教材用・未発行」の表示を自分の目で確認し、正式発行はしていない
Workで作った物を保存するプロンプト
この見積書EST-101と計算根拠、照合記録、確認待ち一覧を、完成フォルダの「見積EST-101」へまとめて保存して。値引きはまだ承認前で、正式発行もしていないと表紙に書いて。
共通の保存メモChatでできた物は、自分で保存
Chatの返答欄にファイルができたらダウンロードして「完成」フォルダへ移します。文章だけなら、全文をコピーしてテキストやWordへ貼って保存します。保存した物をもう一度開けた時に「残せた」とします。
できたことを手元に残す
作ったものや気づいたことを、自分のメモに残しておきましょう。
08
自分の仕事なら
今作ったものを、明日の仕事で使える形に変えます。
直近に自分が出した見積を1件、金額はそのままで、単価の根拠だけ後ろに付け足してみます。
本物の顧客名、個人情報、社外秘の資料へ置き換える前に、会社のルールと閲覧権限を確かめます。
09
つまずいたところを整理する
どこまでできて、どこで止まったか。短い言葉で大丈夫です。
うまくいかなかった点をメモする
「やりたかったこと」「試したこと」「実際の結果」を並べると、次に試すことが見つけやすくなります。
メモは自分の端末へ。サイトへの質問の受付は終了しています。
10 / 任意
次に進みたい方へ
ここで完成です。続ける方は、次の進み方を一つ選びます。
次にすること
この見積書を、印刷して渡せるExcelの形まで仕上げよう
今作った物の、ここを使います
今作ったEST-101の商品・数量・単価と、確認待ちの一覧をそのまま持ち込みます。
できるようになること
数量を変えると合計が変わり、A4一枚で印刷できるファイルになります。
作品を育てる追加プロンプト
「今の作品を育てる」を選ぶ方だけ、下の文を使います。
追加のプロンプト
このEST-101の中身で、数量を変えたら合計も変わるExcelにして。A4一枚に収めて、「教材用・未発行」は残したままで。
進め方は3つだけ
- 1今使っているChatまたはWorkを、そのまま続ける
- 2下の追加プロンプトをコピーして送る
- 3出てきた物を見て、必要な所だけ一つ直す