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「何をしている会社？」に答えると長くなるなら、先に三つだけ埋めてみませんか。誰の、どんな困りごとを、どう助けるか。立派な言葉を探す前に、話す中身を小さく整理します。
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設備の不具合を伝えるときは、「何が起きたか」と「どの仕事で困るか」を分けると、相談を受ける人が状況をつかみやすくなります。原因は、分からなければ空欄のままで。
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毎日のチェック表に、金曜だけの仕事まで並ぶと、今日やることを探してしまいます。毎日・平日・曜日指定を分け、今日の分を上に出す形を試してみませんか。
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備品の「借りました」と「渡しました」を別々に残すと、どちらが確認待ちか見えるようになります。貸出ノートをアプリにする教材で、試してみませんか。
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会議を休んだ人への連絡は、結論の前に「何の話をしていたか」を一文だけ。自分には当たり前の前提も、その場にいなかった人には大切ですね。
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顔写真がなくても、名前と「何をしている人か」が伝わる小さなカードは作れます。肩書きを長く並べるより、手伝えることを一言添えてみませんか。
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備品を頼む人に、会議室の利用人数まで聞いていませんか？ 依頼フォームは、最初に用事を選んでもらい、その用事に必要な欄だけを出すとすっきりします。
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ToDoに「資料を作る」とあっても、下書きができたら終わり？ 誰かの確認まで？ 作業名の隣に「誰が何を見たら終わり」を書くと、終えたつもりの行き違いを減らせます。
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催促のメールは、「まだですか？」を少し変えるだけでも印象が変わります。相手が返事をしない理由を想像するより、こちらが何のために返事を待っているかを短く伝えたいですね。
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11時から30分の会議がある日に、11時20分から30分の打ち合わせ。開始時刻は違っても、10分重なっています。予定を比べるときは、終わる時刻まで見るのが大事です。
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会社の紹介は、相手によって「先に知りたいこと」が違います。お客様なら頼めること、働きたい人なら仕事内容。同じ事実でも、順番を変えると伝えやすくなります。
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「最終版」と「最終版2」、どちらを見ればいいのか迷うことはありませんか。ファイル名だけで決めず、中に書かれた更新日や使う期間を比べてみましょう。
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文字起こしの「さいとうさん」、名簿に似た名前があっても、その人とは限りません。AIに整えてもらうときも、名前は勝手に確定させないのが安心です。
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「あの下書き、どこに保存したっけ」を減らしたい。AIで作った物が増えてきたら、目次を一枚作ってみませんか。
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返信メールを頼むとき、届いたメールを材料にすると話が早いです。ただし、名前・連絡先・社内だけの話は先に伏せておきたいところ。
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次に試すなら、このひと工夫。
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